Algemeen

Als je een triage binnen de nieuwe urgentie indeling afrondt met een C urgentie, is dit voor de patiënt het laatste contactmoment met een ambulancezorgprofessional. Daarom is het van belang om dit contact en het vervolg vast te leggen. Binnen VIPLive Triage is het mogelijk om hiervoor een zorgdossier aan te maken.

Bij een triage met C urgentie word je vanuit de triage automatisch doorgeleid naar het zorgdossier. Waar mogelijk zijn de gegevens vanuit de triage en het GMS al ingevuld of over te nemen. Je kunt het zorgdossier dan meteen verder aanvullen en afronden of je kunt dit later doen door het zorgdossier eerst te parkeren. Deze geparkeerde zorgdossiers vind je terug op jouw werklijst waar je deze later kunt openen om verder af te ronden.

C-urgenties 

Een triage kan naast de A of B urgenties ook uitkomen op een C1 of C2 urgentie. C1 is een doorverwijzing naar andere hulpverlening en C2 is zelfzorgadvies. Hierbij is geen inzet van een ambulance en ben jij de laatste hulpverlener die contact heeft gehad met of over de patiënt over dit incident. Dit maakt het verplicht om een zorgdossier aan te maken.

Vanuit een NTS urgentie wordt een vertaling gemaakt naar een GMS urgentie zoals je in de onderstaande tabel kunt zien.

Meldkamerzorgdossier 

Als je uitkomt op een C urgentie word je na het afronden van de triage automatisch doorgeleidt naar het zorgdossier. Hierin zijn waar mogelijk de gegevens uit de triage en het GMS incident al voor je ingevuld of zijn hier over te nemen. Deze gegevens kun je vervolgens in het zorgdossier controleren en verder aanvullen.

Links op het scherm wordt het zorgdossier voor je geopend en rechts zie je de samenvatting van de triage.

Contactgegevens  

Bij de contactgegevens vermeld je het terugbelnummer, de incident locatie en of de patiënt zelf de melder van het incident was. Het telefoonnummer kun je waar mogelijk overnemen uit het GMS. Dit doe je door op Overnemen te klikken. De incident locatie is waar mogelijk al overgenomen uit het GMS. Dit is een vrij tekst veld. Velden met een * zijn verplichte velden om in te vullen om het dossier te kunnen afronden.

Als de melder van het incident niet de patiënt zelf was, geef je dit aan door Nee te selecteren bij Melder = patiënt. Je moet dan verplicht de relatie tot de patiënt opgeven en aangeven of je de patiënt toch ook zelf hebt gesproken. Als dat niet het geval is dan moet je ook de reden hiervan opgeven. Hier kan je een reden selecteren uit de dropdown onder Waarom niet. Als je hier de reden Anders selecteert is een toelichting verplicht. Bij de andere redenen is een toelichting niet verplicht maar wel optioneel in te vullen.

Als je in de triage hebt aangeven dat de patiënt is overleden dan worden

Melder = patiënt en Patiënt gesproken in het zorgdossier op Nee gezet. Bij de reden waarom de patiënt niet is gesproken wordt automatisch Overleden ingevuld.

Persoonsgegevens   

Bij de persoonsgegevens kun je de volgende gegevens invullen. Een aantal van deze gegevens is verplicht om in te vullen om het zorgdossier af te kunnen ronden. Deze verplichte gegevens worden met een * aangegeven.

• BSN
• Vergewist *
• Geslacht *          
• Geboortedatum *
• Geboortenaam *
• Tussenvoegsel
• Voorletter(s)
• Thuisadres

Als het geslacht, de geboortedatum en geboortenaam in de triage zijn ingevuld dan zijn het geslacht en de geboortedatum al ingevuld en kun je geboortenaam overnemen. De incident locatie wordt vanuit het GMS meegenomen en kun je hier ook overnemen als de incident locatie gelijk is aan het thuisadres.   

Onder de titel Persoonsgegevens zie je Gecontroleerd en Vergewist staan. Hieraan kun je zien of de gegevens van de patiënt zijn gecontroleerd en of de identiteit van de patiënt is vastgesteld (vergewist). Hierover lees je meer in paragraaf BSN en Vergewist en paragraaf Gegevens controleren.

BSN en Vergewist 

Als het BSN bekend is kun je deze hier invullen. Ook is het mogelijk het BSN op te vragen door op de knop Gegevens controleren te klikken. Hier zitten wel een aantal zoekvoorwaarden aan, hierover lees je meer in paragraaf Gegevens controleren.

Het BSN moet voldoen aan de zogenaamde 11-proef. Als het BSN niet juist is dan wordt aangegeven dat het BSN ongeldig is.  

Naast het veld voor het BSN zie je Vergewist staan. Als je telefonisch de identiteit van de patiënt hebt vast kunnen stellen dan kun je dit op Ja zetten. Vergewist onder de persoonsgegevens krijgt dan ook een “vinkje”. Het is een verplicht veld dus als je de identiteit niet met zekerheid vast hebt kunnen stellen selecteer je hier Nee.

Omdat de identiteit van een patiënt telefonisch lastig is vast te stellen moeten hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt binnen de meldkamer.

Geslacht en Geboortedatum 

Het geslacht en de geboortedatum zijn verplichte velden en als deze gegevens al in de triage zijn ingevuld, zul je zien dat deze zijn overgenomen in het zorgdossier. Wel kun je deze gegevens hier nog aanpassen.

Geboortenaam

Als er een naam in de triage is ingevuld dan kun je deze hier overnemen. Dit doe je door op Overnemen te klikken naast het blokje met de naam uit de triage.  

Deze naam is nog wel aan te passen en uiteraard ook handmatig in te voeren. De geboortenaam is een verplicht veld om het zorgdossier te kunnen afronden. Het tussenvoegsel en de voorletters zijn niet verplicht maar wel in te vullen.

Thuisadres 

Als er een incident locatie is overgenomen uit het GMS en deze is gelijk aan het thuisadres kan je deze overnemen. Dit doe je door op Overnemen te klikken.

Als de incident locatie niet gelijk is aan het thuisadres kun je het thuisadres invullen door direct te zoeken in het Thuisadres veld. Hier kun je een adres zoeken met een postcode + huisnummer of straatnaam + huisnummer + plaats. Je krijgt dan één of een aantal zoekresultaten en door hierop te klikken wordt het adres voor je ingevuld.

Als je het adres op de bovenstaande manier niet kunt vinden kun je deze ook handmatig invoeren. Dit doe je door op Handmatig invoeren te klikken.

Vervolgens kun je in het hierop volgende scherm de adresgegevens invullen. Hier zijn alle velden, behalve de toevoeging op het huisnummer, verplicht.

Als je al een adres hebt ingevoerd maar deze nog wilt wijzigen dan klik je onder het adres op Wijzig adres. De adresgegevens worden dan verwijderd en je kunt opnieuw een adres opzoeken of handmatig toevoegen.

Gegevens controleren 

Met de knop Gegevens controleren kun je persoonsgegevens van een patiënt opzoeken en controleren bij SVB-Z. Er zijn een drie mogelijke zoekpaden met gegevens die minimaal nodig zijn om de persoonsgegevens van een patiënt te zoeken en controleren.

• BSN
• Geslacht + Geboortedatum + Geboortenaam
• Geslacht + Geboortedatum + Thuisadres  

Als de naam ook een tussenvoegsel bevat zet deze dan niet bij het geboortenaamveld in dit kan er namelijk voor zorgen dat er geen match wordt gevonden. Gebruik hiervoor het tussenvoegselveld of laat deze leeg.

Als je nog niet voldoende gegevens hebt ingevuld en op de knop Gegevens controleren klikt, krijg je een melding met welke gegevens er nog nodig zijn om een controle te kunnen doen.

Na het invullen van de minimaal vereiste zoekgegevens kun je op de knop Gegevens controleren klikken en wordt er een zoekactie voor je gedaan. Als er geen gegevens gevonden worden krijg je hier een melding van.

Als je alle gegevens hebt ingevuld en deze allemaal overeenkomen met de gecontroleerde gegevens krijg je na de gegevens controle de melding dat gegevens succesvol zijn gecontroleerd.

Deze gegevens zijn daarna ook niet meer aan te passen, met uitzondering van de voorletters en het thuisadres. De persoonsgegevens hebben vervolgens de status Gecontroleerd.

Als de persoonsgegevens de status gecontroleerd hebben is het ook niet meer mogelijk om nogmaals een gegevens controleren. Als je dan op de knop Gegevens controleren klikt, zie je rechtsboven de melding “Gegevens zijn reeds gecontroleerd en vastgezet”. 

Als uit de gegevens controle afwijkende en/of aanvullende gegevens komen, wordt dit aan je voorgelegd. In het onderstaande voorbeeld is gezocht met de minimale gegevens geslacht, geboortedatum en geboortenaam. Deze gegevens zie je staan bij de Overeenkomende gegevens en kunnen worden aangevuld met de bij Afwijkende gegevens gevonden resultaten.

Hieronder staat nog een voorbeeld waarbij met meerdere persoonsgegevens wel een uniek persoon is gevonden. Er zijn echter ook afwijkende gegevens.

Bij de afwijkende gegevens kun je de gegevens vanuit SVB-Z overnemen. Dit doe je eenvoudig door op Opslaan te klikken. De gegevens worden dan overgenomen en deze zijn daarna ook niet meer aan te passen.

Je kunt er ook voor kiezen om de door jou ingevulde gegevens te behouden. Dit doe je door deze gegevens in de kolom Huidige gegevens te selecteren en daarna op opslaan te klikken. Let op! De persoonsgegevens krijgen dan niet de status Gecontroleerd. Dit houdt in dat er niet met het BSN mag worden gecommuniceerd binnen de zorgketen. Het heeft dus sterk de voorkeur om alle gevonden gegevens over te nemen.

Uitzonderingen hierop zijn de voorletters en het thuisadres. Als je bij deze afwijkt van de SBV-Z gegevens en de rest wel overneemt dat krijgen de persoonsgegevens wel gewoon de status Gecontroleerd.

Het kan ook voorkomen dat met de door jou ingevulde gegevens geen unieke persoon kan worden gevonden. Je krijgt dan de onderstaande melding. Probeer dan met aanvullende gegevens toch nog tot een uniek resultaat te komen.

Het kan ook voorkomen dat er geen adres bekend is bij SBV-Z of dat de patiënt een geheimadres heeft. Hier krijg je dan ook een melding van en dan is de keuze aan jou of je dit overneemt of dat je het adres wat je door hebt gekregen van de patiënt overneemt. Omdat dit alleen over het adres gaat zal dit wel resulteren in gecontroleerde gegevens.

72-uursmelding

Nadat de gegevens van de patiënt zijn gecontroleerd en de identiteit is geverifieerd, doorzoekt de applicatie automatisch recente contactmomenten om meer inzicht te geven in de voorgeschiedenis van de patiënt. Hierbij wordt gezocht naar dossiers binnen de eigen meldkamer met hetzelfde BSN waarvoor eveneens geldt dat de gegevens zijn gecontroleerd en de patiënt is vergewist. Op basis hiervan bepaalt de applicatie of er binnen een periode van 72 uur relevante eerdere meldingen zijn.

Wanneer er resultaten worden gevonden, verschijnt er een melding met het aantal gevonden contactmomenten. In deze melding staat een knop “Contacten inzien”.

Wanneer op “Contacten inzien” wordt geklikt, opent een pop‑upvenster.

In deze pop‑up worden de gevonden contactmomenten per tabblad weergegeven, waarbij elk tabblad de gegevens van één contact bevat.

Zodra de gebruiker de contacten heeft ingezien, wordt dit automatisch gelogd in de bijbehorende rapportage. Hierdoor blijft altijd traceerbaar op welk moment de informatie is bekeken. De logging is terug te vinden door op de samenvattingspagina rechtsonderin op 'logging inzien' te klikken.

Vervolgacties     

Vanuit de triage is al bepaald bij welke C urgentie welke vervolgactie hoort en dat is hier voor je overgenomen. De GMS C urgentie zie je achter de vervolgactie staan.

Je kunt desgewenst afwijken van de vervolgactie, deze aanpassing wordt niet automatisch geüpdatet in het GMS. Ook is het mogelijk hier alsnog als vervolgactie Ambu te selecteren. Je ziet dat dit dan geen C urgentie meer is en dat vereist dus ook nog actie in het GMS.

Als er een overdracht naar een huisarts (HA) is kun je nog aangegeven of je deze warm of koud hebt overgedragen. Voor de andere vervolgacties is dit niet van toepassing.

Bij een warme overdracht heb jij de overdracht telefonisch gedaan naar de huisarts. Bij een koude overdracht neemt de patiënt zelf contact op met de huisarts.

In het vrije tekst veld Bijzonderheden kun je nog aanvullende gegevens kwijt zoals bijvoorbeeld wat er is besproken met andere hulpverleners.

Onder Besproken kun je aanvinken wat er besproken is met de patiënt en of de patiënt het advies volgens jou heeft begrepen.

Toestandsbeeld is besproken 
Zijn alle klachten en symptomen van de patiënt besproken? Met andere woorden, is de gezondheidstoestand of het klachtenpatroon voor de patiënt duidelijk?

Vangnetadvies is besproken
Is er besproken wat de patiënt kan doen bij verergering van de klachten?

Patiënt heeft het advies begrepen
Heeft de patiënt het advies begrepen en hiermee ingestemd?

SMS-bericht 

Je kunt vanuit het zorgdossier ook een SMS-bericht aan de patiënt sturen. Hiervoor klik je op de knop Schrijf een SMS-bericht aan de patiënt.

Als er al een terugbelnummer is ingevoerd, en dit is een mobiel telefoonnummer, dan wordt dat hier al weergegeven. Hier kun je desgewenst wel van afwijken of zelf een mobiel telefoonnummer invullen. Er is ook al een SMS-bericht tekst beschikbaar waarin de eventuele ingangsklachten vanuit de triage zijn overgenomen. Ingangsklachten zoals algehele malaise en trauma klachten worden hierin vertaald naar voor de patiënt beter begrijpbare taal. Je kunt verder zelf het bericht nog wijzigen en aanvullen.

Door op de knop Verzenden te klikken wordt het door jou opgestelde SMS-bericht verzonden. Hiervan krijg je een melding en onder de Vervolgacties kun je kunt zien dat de SMS is verstuurd en wanneer.

Als je nogmaals een SMS wilt versturen is dat mogelijk. Wel zie je dan de melding dat er al een SMS is verstuurd.

Afronden zorgdossier 

Na het volledig invullen van het zorgdossier en het eventueel versturen van een SMS-bericht kun je het dossier afronden. Dit doe je door rechtsonder op de knop Afronden te klikken. Mochten er toch nog verplichte velden missen dan lichten deze velden rood op en kun je deze nog aanvullen. Na het afronden krijg je de samenvatting te zien van de triage en het zorgdossier. Gegevens uit het zorgdossier worden met een label Zorgdossier aangegeven.

Parkeren zorgdossier 

Het is mogelijk om een zorgdossier tijdelijk te parkeren om deze later af te ronden. Dit doe je door rechtsonder op de knop Parkeren te klikken. Als er nog geen terugbelnummer is ingevuld, krijg je hier eerst nog een melding van zodat je deze alsnog in kunt vullen voordat je het zorgdossier parkeert. Het geparkeerde zorgdossier is terug te vinden op de werklijst, zie paragraaf Werklijst. 

Werklijst 

Geparkeerde zorgdossiers vind je terug op de Werklijst. Na het parkeren van een zorgdossier zal de werklijst automatisch openen. De werklijst is ook altijd te openen door boven in je scherm op Werklijst te klikken. Hier zie je ook meteen hoeveel zorgdossiers en triages je hebt openstaan. Voor meer informatie over de werklijst adviseren we je om de handleiding hiervan door te nemen of de instructievideo te bekijken.

Om een zorgdossier verder af te ronden klik je binnen de werklijst op het zorgdossier en deze zal dan geopend worden. Als een zorgdossier nog niet is afgerond blijft het altijd mogelijk om een zorgdossier te parkeren om later weer mee verder te gaan. Als je een zorgdossier hebt afgerond zie je deze terug onder Afgerond. Klik hiervoor op Afgerond en vervolgens op de regel die je wilt inzien. Hier wordt dan de samenvatting geopend. Hier zijn ook alle afgeronde triages zonder zorgdossier terug te zien.

Overslaan zorgdossier 

Ook heb je de mogelijkheid om een zorgdossier over te slaan. Dit doe je door rechtsonder op de knop Overslaan te klikken. Hier selecteer je de motivatie waarom je het zorgdossier hebt overgeslagen en kan je optioneel nog een nadere toelichting geven. Staat jouw motivatie hier niet bij, selecteer dan Anders. Hierbij is het invullen van een toelichting verplicht.  

Je klikt vervolgens op Afronden en vervolgens krijg je de samenvatting te zien met de reden van overslaan plus eventuele motivatie. Het is dan niet meer mogelijk om een zorgdossier aan te maken voor dit incident.