Algemeen
Met VIPLive Gepland Vervoer vraag je snel en eenvoudig een geplande ambulancerit aan. De vragenlijst ondersteund je bij de aanvraag en bepaald op basis van de antwoorden de zorgcomplexiteit van de rit. Vervolgens wordt berekend of er ambulancecapaciteit is voor de door jou aangevraagde rit en verzendt je de aanvraag naar de meldkamer die de aanvraag zal beoordelen.
Je kunt de status van de aanvragen volgen op het dashboard. Hier zie je welke aanvragen in behandelingen zijn, de verwachte ophaaltijd van goedgekeurde aanvragen en voor welke aanvragen nog actie vereist is. Als de ambulance onderweg is wordt hier ook real-time de verwachte ophaaltijd van de patiënt weergegeven.
Inloggen
Als jouw organisatie gebruik maakt van SSO (Single sign-on) dan is er een link beschikbaar naar VIPLive Gepland Vervoer. Als je hierop klikt dan word je automatisch ingelogd. Mocht deze link niet beschikbaar zijn of heb je problemen met het inloggen neem dan contact op met de beheerder binnen jouw organisatie.
Als jouw organisatie nog geen gebruik maakt van SSO dan heb je een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je in kan loggen. Mocht dit niet lukken neem dan contact op met onze supportafdeling via support@topicusambulancezorg.nl of 085-8888069.
Meerdere afdelingen
Als je aan meerdere afdelingen bent gekoppeld dan krijg je bij het inloggen eerst de keuze voor welke afdeling je in wilt loggen. Hier selecteer je de afdeling en klikt op doorgaan.
Als je eenmaal bent ingelogd kan je in het menu rechtsboven onder de je naam eenvoudig van afdeling wisselen.
Als je aan één afdeling bent gekoppeld dan wordt je meteen ingelogd en kan je aanvragen aanmaken en inzien.
Nieuwe aanvraag
Op de overzichtspagina kan je een nieuwe aanvraag aanmaken door op de knop Nieuwe aanvraag te klikken.
Vervolgens doorloop je een aantal verschillende onderdelen van de aanvraag, te beginnen met de basisgegevens.
Basisgegevens
Hier zijn automatisch de gegevens van jou als aanvrager ingevuld, of vul je deze zelf in. Daarnaast vul je hier de patiëntgegevens in. Deze gegevens zijn verplicht om in te vullen.
Aanvraagschermen
Na het invullen van de basisgegevens klik je op de knop Doorgaan rechtsonder en doorloop je de rest van de aanvraag. Elke pagina bevat een aantal onderdelen waarbij je gevraagd wordt minimaal één antwoord te geven. Op basis van de door jou gegeven antwoorden wordt de zorgcomplexiteit bepaald.
Afhankelijk van de meldkamer afspraken vul je de vragen bij de volgende categorieën in:
- Indicatie voor Ambulancezorg
- Behandelbeperkingen
- Bijzonderheden
- Early Warning System (EWS)
- Zorgvraag - Tijdens vervoer
- Zorgvraag - Materiaal
- Wie of wat er meereist met de patiënt
Zorgcomplexiteit
De zorgcomplexiteit wordt op basis van de door jou gegeven antwoorden automatisch berekend. Deze is leidend, maar je kan gemotiveerd deze nog wel ophogen. Dit doe je door een hoger zorgniveau te selecteren en de reden van afwijken op te geven.
Het zorgniveau kan hier nooit afgeschaald worden. Als je de aanvraag wilt aanpassen dan kan je altijd terug in de aanvraag om daar nog wijzigingen te doen.
Ritinformatie
Bij de ritinformatie geef je het soort rit op, de gewenste ophaal- of afspraakdatum/tijd en de ophaal en breng locatie.
Soort rit en gewenste tijd
Afhankelijk van de gekozen ritsoort wordt gevraagd een gewenst haal- of brengtijdstip op te geven. Bijvoorbeeld bij een ontslagrit wordt de gewenste ophaaltijd gevraagd en presentatie SEH wordt de afspraaktijd gevraagd. Bij een afspraaktijd wordt de ophaaltijd automatisch berekend.
Ophaal en breng locatie
Bij het selecteren van de ophaal en breng locatie heb je drie opties om deze te selecteren.
- Bij mij op de afdeling: Als je deze aanklikt wordt de locatie van de afdeling geselecteerd
- Zorginstelling: Hier kan je zoeken naar alle beschikbare zorginstellingen en deze selecteren
- Adres: Hier kan je een adres opzoeken en deze toevoegen
Bij de laatste twee opties kan je nog een opmerking plaatsen, bijvoorbeeld het afdelingsnummer of de verdieping.
Beschikbare ophaaltijden
Op basis van de ingevulde aanvraag wordt de beschikbaarheid berekend en krijg je het gewenste tijdstip te zien.
Als het exacte gewenste tijdstip niet beschikbaar is dan worden er andere tijdstippen voorgesteld om een keuze uit te maken.
Het kan ook voorkomen dat er op het gewenste moment geen beschikbaarheid is. In zulke gevallen kijkt de meldkamer naar wat er mogelijk is.
Samenvatting van de aanvraag
Op het einde van de aanvraag krijg je nog een samenvatting van de aanvraag te zien, na een controle kan je de aanvraag verzenden. Op deze samenvattingspagina heb je ook de mogelijkheid om een vervolgrit aan te maken. Dit doe je door “Maak een vervolgrit aan” te klikken voordat je de aanvraag verzendt.
Vervolgritten
Bij het aanmaken van een aanvraag heb je op de pagina met de samenvatting van de aanvraag de optie om meteen een vervolgrit aan te maken.
Als de schakelaar is omgezet zie je dat de knop ‘Verzend aanvraag’ veranderd is in ‘Verzend en vervolgrit’.
Als je nu op ‘Verzend en vervolgrit’ klikt krijg je een pop-up te zien met de keuze of je een retourrit of een herhaalrit aan wilt maken.
Retourrit
Een retourrit bevat exact dezelfde gegevens als de net verzonden aanvraag alleen zijn de ophaal locatie en breng locatie omgedraaid.
Als je retourrit hebt aangeklikt dan wordt de aanvraag die je net hebt aangemaakt verzonden en wordt er meteen een retourrit voor je aanmaakt. De vervolgaanvraag wordt voor je geopend op het scherm met de zorgcomplexiteit en de rit informatie. Hier vul je nog in, om wat voor soort rit het gaat en wat de gewenste ophaaltijd is. Vervolgens kan je de aanvraag verder doorlopen om deze te verzenden.
Als je nog een aanpassing wilt doen in de aanvraag is dat net als bij een gewone aanvraag nog mogelijk door terug te navigeren in de aanvraag.
Herhaalrit
Een herhaalrit bevat exact dezelfde gegevens als de net verzonden aanvraag.
Als je herhaalrit hebt aangeklikt dan wordt de aanvraag die je net hebt aangemaakt verzonden en wordt er meteen een herhaalrit voor je aanmaakt. De vervolgaanvraag wordt voor je geopend op het scherm met de zorgcomplexiteit en de rit informatie. Hier vul je nog in, om wat voor soort rit het gaat en wat de gewenste ophaaltijd is. Vervolgens kan je de aanvraag verder doorlopen om deze te verzenden.
Als je nog een aanpassing wilt doen in de aanvraag is dat net als bij een gewone aanvraag nog mogelijk door terug te navigeren in de aanvraag.
Overzichtspagina
Op de overzichtspagina zie je de aanvragen staan waarbij nog een actie vereist is en openstaande aanvragen die in behandeling zijn of goedgekeurd.
Actie vereist
Onder Actie vereist staan aanvragen die zijn aangemaakt maar nog niet zijn verzonden en aanvragen die zijn afgekeurd zijn door de meldkamer. Als de meldkamer een aanvraag heeft afgekeurd zie je bij het openen van de aanvraag altijd de reden van afkeuren staan. Je kunt er vervolgens voor kiezen de aanvraag te annuleren of de aanvraag te bewerken en deze opnieuw te verzenden.
Als er een aanvraag is afgekeurd door de meldkamer en je bent niet actief in VIPLive Gepland Vervoer maar hebt het tabblad wel openstaan dan krijg je in het tabblad een melding te zien dat er een aanvraag actie vereist.
Openstaande aanvragen
Openstaande aanvragen zijn de aanvragen die nog in behandeling zijn of de aanvragen die goedgekeurd zijn. Als een aanvraag is goedgekeurd en de ophaaltijd is bekend dan zal je deze tijd ook hier in het overzicht zien staan.
Op het moment dat een ambulance de rit toegewezen krijgt dan krijgt de openstaande aanvraag de status Ambulance onderweg. De verwachte ophaaltijd wordt dan real-time weergegeven.
Openstaande aanvraag wijzigen of annuleren
Als een openstaande aanvraag nog de status In behandeling heeft kan je deze nog wijzigen of annuleren. Je opent de aanvraag dan vanuit de lijst met openstaande aanvragen en klikt op Bewerk aanvraag of Annuleer aanvraag.
Als een aanvraag eenmaal goedgekeurd is kan je deze binnen VIPLive Gepland Vervoer niet meer wijzigen of annuleren. Hiervoor neem je dan op een andere manier contact op met de meldkamer.